Bei der großen Anzahl an Papiersorten für den Bürobedarf, die auf dem Markt erhältlich sind, kann der Kunde leicht den Überblick verlieren. Doch egal, ob das Medium für Kopierarbeiten oder zum Drucken von Texten oder Fotos gebraucht wird: Es findet sich immer ein Papier, das ideal zu der jeweiligen Aufgabe passt. Da es schwierig sein kann zu bestimmen, welches Drucker- oder Kopierpapier für welchen Auftrag geeignet ist, haben wir diesen Leitfaden für Papier zusammengestellt. Es behandelt die unterschiedlichen Papierformate, -oberflächenbeschichtungen und -gewichte, die es für Druck- und Kopieraufträge zur Auswahl gibt.
Papierformate
Das gängige Papierformat A ist den meisten schon aus der Schulzeit bekannt. Die Größe mit der Bezeichnung A4 ist für den Schul- und Bürobedarf die weltweit wohl populärste Papiergröße. A4 entspricht einer Breite von 210 mm und einer Höhe von 297 mm. Der Großteil der Druckernutzer greift höchst wahrscheinlich zu Papier in der Größe A4. Kein Wunder, da es sich sowohl für das alltägliche Drucken als auch für speziellere Absichten eignet. Nichtsdestotrotz gibt es Gelegenheiten und Anforderungen bei denen andere Papierformate besser passen. Ein Bogen in A3 passt hervorragend, wenn Sie mit dem Druck eine visuelle Wirkung erzielen wollen, da es doppelt so groß ist wie ein A4 Blatt. Wiederum sind kleine Formate wie A6 und A5 bei kleinen Medien empfehlenswert, beispielsweise zum Ausdrucken von Flyern. Druckernutzer orientieren sich am besten an der folgenden Größentabelle für Drucker- und Kopierpapier:
Breite x Höhe (mm)
A1: 594 × 841 mm
A2: 420 × 594 mm
A3: 297 × 420 mm
A4: 210 × 297 mm
A5: 148 × 210 mm
A6: 105 × 148 mm
A7: 74 × 105 mm
A8: 52 × 74 mm
A9: 37 × 52 mm
A10: 26 × 37 mm
Gewicht
Das Papiergewicht spielt ebenfalls eine große Rolle. Neben den unterschiedlichen Größen stehen den Druckernutzern selbstverständlich auch Papier in unterschiedlichen Gewichten zur Verfügung, die je nach Verwendungsabsicht variabel eingesetzt werden können. Das Gewicht von einem Bogen Papier wird in GSM (Gramm pro Quadratmeter) gemessen. Dabei kann die GSM eine Aussage über die Qualität des Papiers machen. Je höher der Wert der GSM ist, desto dicker ist das Papier. Dickeres Papier ist robuster und zerreißt nicht so leicht wie dünnes Papier. Deshalb ist es haltbarer. Zudem liegt dickes Papier besser in der Hand. In Privathaushalten, Kopierzentren und Büros findet sich üblicherweise Papier in 90 GSM bis 100 GSM in mattem Weiß. Solch dünnes Papier ist den meisten Druckernutzern unter dem Begriff Kopierpapier geläufig. Kopierpapier eignet sich neben Kopierjobs aber auch für einfache Druckaufträge, bei denen wenig Tinte gebraucht wird.
Einfache Textdrucke vs. hochwertige Farbdrucke
Beim Kauf von Bürobedarf ist Ihnen sicher schon aufgefallen, dass es unterschiedlich gekennzeichnete Papiersorten gibt. In der Tat unterscheidet sich Druckerpapier von Kopierpapier. Letzteres ist zudem unter dem Mehrzweckpapier oder Universalpapier bekannt.
Mit bloßem Auge ist der Unterschied zwischen den Papiersorten praktisch kaum erkennbar. Aber das herkömmliche Kopierpapier, das hauptsächlich in Büros und Schulen genutzt wird, ist in der Regel viel dünner als Druckerpapier. Beide Varianten können zum Drucken genutzt werden. Zum Drucken von Text und zum Probedrucken von Dokumenten reichen den meisten Anwendern die Eigenschaften von Kopierpapier. Das Gedruckte kommt gut zur Geltung und ist üblicherweise sogar wischfest. Wer hochwertige Textdrucke möchte, ist mit Druckerpapier besser bedient. Der kleine Unterschied in der Dicke des Papiers hat ebenfalls eine große Auswirkung beim Drucken von farbigen Bildern. Grafik- und farbintensive Drucke lagern wesentlich mehr Tinte auf dem Papier ab. Auf der dünneren Papierstruktur von Kopierpapier breitet sich die Druckertinte grundsätzlich stärker aus und die Flüssigkeit wird ähnlich wie bei einem Papiertaschentuch absorbiert. Dies hat häufig zur Folge, dass die ausgedruckten farbigen Bilder verzerrt aussehen und das Dokument nicht gut aussieht – geschweige denn präsentierbar ist. Wer kein verschwommenes Durcheinander drucken möchte, sollte also nicht sparen und bei Dokumenten mit viel Farbe und Grafik auf das teurere Druckerpapier zurückgreifen.
Doch auch bei diesem Papier gibt es Einiges zu beachten, bevor man mit dem Drucken loslegen kann. Für den alltäglichen Bürobedarf stehen verschiedene Papieroptionen für unterschiedliche Druckbedürfnisse zur Verfügung. Wischfestes Druckerpapier ist in zahlreichen Varianten und Formen erhältlich. Damit die Drucke von Farbdokumenten und Fotos besonders lebendig und gut aussehen, ist der Gebrauch von speziellen Farbdruckerpapieren empfehlenswert. Das jeweils ausgewählte Druckerpapier beeinflusst das Endergebnis enorm. Neben der Farbe und der Größe des Papiers hat vor allem dessen Oberfläche einen bedeutenden Einfluss auf den Druckauftrag. Besonders beliebt ist Papier in Weiß mit mattem Finish. Jedoch ist selbst dieses solide Standardpapier nicht immer die beste Wahl. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, entscheiden Sie sich am besten für ein Druckerpapier mit hohem Baumwollanteil. Außerdem lässt ein glänzender oder seidenmatter Finish die Farbtöne deutlich strahlender und beeindruckender hervorstechen.
Jedes Druckerpapier hat seine unterschiedlichen Vorteile und je nach Verwendungszweck sind manche Ausführungen sinnvoller als andere. Tintenstrahldruckerpapier ist eine Papiersorte, die speziell für Tintenstrahldrucker entwickelt wurde. Es wird auch Inkjet-Papier genannt und wird gerne für das Drucken von Hochglanz-Dokumenten, hochauflösenden Fotos, Visitenkarten und Grußkarten genutzt. Für Laserdrucker ist spezielles Laserdruckerpapier empfehlenswert.
Matt oder Glänzend?
Einfaches Standardpapier mit weißer Oberfläche findet sowohl in Büros, in Schulen sowie in Universitäten als auch im alltäglichen Gebrauch am häufigsten Verwendung, da es sehr wischfest ist. Denn durch seine matte Beschichtung trocknet die Tinte viel schneller als bei anderen Papiervarianten. Daher ist ein mattes Papier in Weiß besonders gut geeignet, wenn ein Dokument schnell benötigt wird, sodass es sofort nach dem Drucken angefasst werden kann.
Wer doppelseitig drucken will, bedient sich am besten an hell weißem Papier mit glattem Finish. Dieses Druckerpapier ist nicht strukturiert und somit optimal für doppelseitige Drucke. Damit ein doppelseitiger Druck vorzeigbar und hochwertig ist, muss sichergestellt werden, dass die Helligkeit des Papiers ein Durchscheinen auf der anderen Seite nicht zulässt. Papier mit der Bezeichnung Hellweiß oder Reinweiß ist für dafür bestens geeignet.
Glänzendes Druckerpapier hat zu Unrecht einen schlechten Ruf. Traditionell zum Drucken von Fotos genutzt, brillieren Papierbögen mit glänzender Beschichtung dank ihrer scharfen Farbwiedergabe, die Farbtöne bis ins kleinste Detail lebendig wiedergeben. Möglich ist dies dank der speziellen Absorptionsfähigkeit von Glanzpapier. Um präzise und klare Bilder und Fotos zu drucken, ist mattes Papier unzureichend.
Die richtige Menge
Bürobedarf ist in vielfältigen Packungsgrößen erhältlich. Beim Kauf von Bürobedarf ist es dementsprechend wichtig, zu wissen, welche Menge eingekauft werden muss. Drucker- und Kopierpapier gibt es ebenfalls in unterschiedlichen Stückzahlen. Um Ihren privaten oder beruflichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Sie sich vor dem Kauf überlegen, wie viel Drucker- und Kopierpapier Sie wirklich benötigen.
Ein sogenannter Ries ist die Größeneinheit in der eine variable Menge von Blättern Papier gemessen worden. Üblicherweise enthält ein Ries 500 Bogen Papier. Eine Bestellung von mehreren Ries oder sogar einer ganzen Palette, kann Sinn ergeben, wenn täglich viel gedruckt und viel Papier verwendet wird.
Umweltfreundliches Papier
Ganz im Zeichen der Nachhaltigkeit wird mittlerweile auch umweltfreundliches Drucker- und Kopierpapier produziert. Um sicherzustellen, dass Sie etwas Gutes für die Umwelt tun, können Sie zu zertifiziertem Papier wechseln, beispielsweise auf Kopier- sowie Druckerpapier mit dem Siegel Forest Stewardship Council (kurz: FSC). Papier, das die FSC-Anforderungen erfüllt, wird auf nachhaltige und umweltbewusste Weise hergestellt.
